Was ist in den vergangenen Jahren in der Arbeitswelt passiert? Aus dem Homeoffice sind hybride Arbeitsmodelle geworden, und mobile Technologien machen die tägliche Fahrt ins Büro überflüssig. Große Büros mit einem festen Arbeitsplatz werden nicht mehr benötigt, und sparsame Unternehmen haben auf Desk-Sharing-Konzepte umgestellt.
Laut Umfragen sind mehr als die Hälfte der Beschäftigten damit zufrieden. Unmut entwickelt sich in Situationen, in denen morgens ein freier Arbeitsplatz gesucht werden muss, der Schreibtisch nicht aufgeräumt oder der Lieblingsplatz belegt ist. Probleme, die sich mit einer Software-Lösung beheben lassen und die einige weitere Vorteile mitbringt.
Effiziente Nutzung von Büroflächen
Desk Sharing hat direkte Auswirkungen auf die Kosten. Aufgrund von Homeoffice, Urlaub, Dienstreisen oder Krankheitstagen bleiben regelmäßig viele Arbeitsplätze unbesetzt. Mit Shared Desk Lösungen lassen sich Büroflächen an den tatsächlichen Bedarf anpassen und die Ausgaben für Miete sowie Nebenkosten sinken. Bei Betriebseigentum können Flächen anders genutzt werden – Meetingräume, Kreativzonen oder Ruhebereiche haben einen hohen Mehrwert für die Qualität der Arbeit.
Flexibilität für Mitarbeitende
Ein gut umgesetztes Desk-Sharing-Konzept ist bei Mitarbeitenden beliebt. Es schenkt Flexibilität bezüglich der Bürotage. Zusätzlich entsteht die Freiheit, die Arbeitsplatzwahl auf die anstehenden Aufgaben oder die eigene Stimmung auszurichten. Wer eine ruhige Ecke zum Arbeiten benötigt, kann den Schreibtisch entsprechend auswählen. Teams können ihre Plätze in einem Raum oder in unmittelbarer Nähe wählen. Diese Entscheidungsfreiheit fördert die Selbstorganisation und unterstützt unterschiedliche Arbeitsweisen. Voraussetzung ist die Planbarkeit, die durch die Nutzung einer geeigneten Software entsteht. Wichtig ist auch, dass jeder Arbeitsplatz ergonomisch ausgestattet ist und über höhenverstellbare Tische und Stühle verfügt.
Förderung moderner Arbeitskultur
Desk Sharing ist kein reines Flächensparmodell – es steht für eine veränderte Arbeitskultur. Wenn Mitarbeitende regelmäßig an unterschiedlichen Plätzen arbeiten, entsteht mehr Austausch zwischen Teams, Hierarchien werden durchlässiger und die Zusammenarbeit vielfältiger. Die Erfahrung zeigt, dass spontane Gespräche und neue Perspektiven entstehen, weil Mitarbeitende nicht dauerhaft an eine Abteilung gebunden sind.
Arbeitsqualität verbessern
Die Einführung von Desk Sharing ist ein guter Anlass, die Bürogestaltung zu überdenken. Das Ziel ist eine moderne, attraktive Arbeitsumgebung. Dazu gehören komfortable Sitzmöglichkeiten, flexible Meetingräume, digitale Buchungslösungen, Schließfächer für Arbeitsmaterialien oder akustisch optimierte Räume. Es lohnt sich, zunächst zu ermitteln, wo es im Arbeitsalltag nicht rund läuft, und dort gezielt zu optimieren. Wichtig ist, ein Buchungssystem zu nutzen, das niederschwellig in der Bedienbarkeit ist und intuitiv durchs Menü führt. Dadurch steigt die Zufriedenheit insgesamt – selbst bei Beschäftigten, die Desk-Sharing anfangs skeptisch gegenüberstanden.
Fazit
Die erfolgreiche Migration zu Desk Sharing bietet Unternehmen die Chance, ihre Büroflächen effizienter zu nutzen, Kosten zu senken und gleichzeitig die Arbeitsqualität für Mitarbeitende zu steigern. Damit das Modell funktioniert, müssen jedoch die Bedürfnisse der Beschäftigten von Beginn an berücksichtigt werden: Klare Regeln, transparente Kommunikation und nutzerfreundliche digitale Lösungen tragen entscheidend zum Erfolg bei.