Der Arbeitstag auf der Baustelle ist oft lang und körperlich fordernd. Doch für viele Bauleiter und Handwerker beginnt nach dem eigentlichen Job erst die „zweite Schicht“: Fotos sortieren, Bautagebücher abtippen und handschriftliche Notizen entziffern. Diese analoge Zettelwirtschaft kostet nicht nur wertvolle Zeit, sondern ist auch fehleranfällig. Wer heute wettbewerbsfähig bleiben will, muss die Lücke zwischen Baustelle und Büro schließen.
Die Lösung liegt in der Hosentasche: Moderne Apps zur Baudokumentation digitalisieren den Prozess der Datenerfassung direkt am Ort des Geschehens. Wir haben die führenden Apps analysiert, die Ihnen helfen, den Verwaltungsaufwand drastisch zu reduzieren.
Die Besten Fotodokumentations-Tools auf einen Blick
| App | Spezialisierung |
| MemoMeister | Digitale Projektakte & Fotodokumentation für Bau/Handwerk (Fotos, Videos, Pläne, Vorlagen). Zentrale „Baumappe“ |
| Capmo | Intuitives Baumanagement & Bauzeitenplanung – Fokus auf planbasierte Mängelverortung und einfache Bedienung für Bauleiter und Architekten |
| PlanRadar | Planbasiertes Ticketing & Immobilienmanagement – stark im Mängelmanagement, direkter Kommunikation mit Subunternehmern und BIM-Integration. |
| Craftnote | Klassisches Bautagebuch gemäß HOAI. Fokus auf die strukturierte Erstellung täglicher Bauberichte inklusive automatischer Wetterdatenübernahme. |
| Bautagebuch Mobile (Weise Software) | Fotos an Tasks/Plänen/Formularen, zentraler Photos-Bereich, Markups |
| 123erfasst | Zeiterfassung & Dokumentation. Primär fokussiert auf mobile Arbeitszeiterfassung für die Lohnbuchhaltung, ergänzt um Bautagebuch- und Fotofunktionen |
Die besten Apps zur Baudokumentation im Detail
1. MemoMeister
MemoMeister fungiert als zentrale „digitale Baumappe“, in der Fotos, Videos und PDF-Pläne nicht nur gespeichert, sondern intelligent strukturiert werden. Anstatt in unsortierten Galerie-Ordnern zu verschwinden, werden alle Medien direkt in projektbezogenen Mappen abgelegt. Die App setzt dabei auf eine visuelle Arbeitsweise: Nutzer können Markierungen und Kommentare direkt im Bild vornehmen, um Sachverhalte eindeutig zu klären. Durch die Nutzung von Vorlagen und Berichtsfunktionen wird die Erstellung von Übergabeprotokollen oder Mängelanzeigen drastisch beschleunigt.
Da die Synchronisation zwischen Baustelle und Büro in Echtzeit erfolgt, sind Projektleiter immer auf dem aktuellen Stand. MemoMeister ist ideal für Teams, die eine pragmatische, aber lückenlose Dokumentation suchen, die sich nahtlos in den Arbeitsalltag integrieren lässt, ohne komplexe Schulungen zu erfordern.
2. Capmo
Capmo setzt auf eine intuitive, planbasierte Arbeitsweise, bei der Aufgaben und Mängel direkt als „Tickets“ auf dem digitalen Bauplan verortet werden. Dies ermöglicht eine präzise Kommunikation zwischen Bauleitern und Gewerken, da jeder Beteiligte genau sieht, wo Handlungsbedarf besteht.
Die Software bündelt dabei Bautagebuch, Mängellisten und Bauzeitenpläne in einer einzigen Anwendung. Besonders stark ist die Offline-Funktionalität, die das Arbeiten auch in Kellern oder Rohbauten ohne Internetverbindung erlaubt; die Daten werden synchronisiert, sobald wieder Netz verfügbar ist. Capmo eignet sich hervorragend für Bauleiter und Architekten, die den administrativen Aufwand reduzieren und eine rechtssichere Dokumentation mit minimalem Klickaufwand erstellen möchten.
3. PlanRadar
PlanRadar ist ein mächtiges Werkzeug für das Aufgaben- und Mängelmanagement, das besonders bei komplexen Projekten seine Stärken ausspielt. Nutzer können Tickets (Mängel, Notizen, Aufgaben) punktgenau auf 2D-Plänen oder in BIM-Modellen pinnen und direkt den zuständigen Subunternehmern zuweisen.
Die Kommunikation erfolgt dabei zentral über die Plattform, was den E-Mail-Verkehr massiv reduziert. Die Stärke liegt in der hohen Anpassbarkeit der Berichte und Formulare, sodass Protokolle exakt im Firmendesign und nach individuellen Standards ausgegeben werden können. Vom ersten Spatenstich bis zur Wartung im Facility Management bietet PlanRadar eine lückenlose Historie aller Vorgänge, was bei Gewährleistungsfragen entscheidende Beweissicherheit liefert.
4. Craftnote
Craftnote schließt die Lücke zwischen einfacher Chat-Kommunikation und professioneller Projektverwaltung. Die App imitiert die gewohnte Bedienung von Messengern wie WhatsApp, ergänzt diese aber um eine strukturierte Dateiablage pro Projekt. Nachrichten, Sprachnotizen und Bilder werden automatisch dem richtigen Bauvorhaben zugeordnet und sind dauerhaft (und datenschutzkonform) abrufbar.
Zusätzlich bietet die App Funktionen wie einen Dokumentenscanner und digitale Formulare, um Lieferscheine oder Regieberichte direkt vor Ort zu digitalisieren. Craftnote ist die ideale Einstiegslösung für Handwerksbetriebe, die ihre Mitarbeiter ohne große Hürden digitalisieren wollen und eine saubere Trennung zwischen privater und geschäftlicher Kommunikation suchen.
5. Bautagebuch Mobile (Weise Software)
Diese App fokussiert sich auf die klassische, normgerechte Dokumentation gemäß HOAI. Sie führt den Nutzer strukturiert durch die Erstellung des täglichen Bautagebuchs, indem sie relevante Daten wie Wetter, anwesende Firmen, Leistungsstand und besondere Vorkommnisse systematisch abfragt. Fotos können direkt in den Bericht integriert und kommentiert werden.
Die besondere Stärke liegt in der nahtlosen Anbindung an die Desktop-Software von Weise, was die Nachbearbeitung und Archivierung im Büro extrem effizient macht. Für Architekten und Bauleiter, die großen Wert auf formal korrekte und detaillierte Bauberichte legen, ist diese Lösung ein verlässlicher Standard.
6. 123erfasst
123erfasst hat seinen Ursprung in der präzisen mobilen Zeiterfassung, bietet aber mittlerweile umfangreiche Funktionen für die Baudokumentation. Mitarbeiter stempeln ihre Arbeitszeiten per App, wobei GPS-Daten die Anwesenheit auf der korrekten Baustelle verifizieren. Dies vereinfacht die Lohnbuchhaltung enorm. Ergänzend können Fotos, Notizen und Wetterdaten erfasst und Projekten zugeordnet werden.
Die App ist damit eine starke Hybrid-Lösung für Unternehmen, die primär ihre kaufmännischen Prozesse (Lohn/Zeit) optimieren wollen, aber gleichzeitig eine solide Fotodokumentation des Baufortschritts benötigen, ohne eine zweite App einzuführen.
So triffst du die richtige Wahl
Der Markt für Bausoftware ist mittlerweile riesig, und die „eine perfekte App für alle“ gibt es nicht. Was für ein Architekturbüro mit Fokus auf Mängelmanagement ideal ist, kann für einen Handwerksbetrieb, der schnelle Fotodokumentation benötigt, völlig überdimensioniert und zu teuer sein.
Damit die Einführung der neuen Software nicht scheitert, solltest du deine Entscheidung anhand folgender Kriterien prüfen:
1. Der „Baustellen-Faktor“ (Akzeptanz ist alles)
Die wichtigste Frage lautet nicht: „Was kann die Software?“, sondern: „Wird mein Team sie benutzen?“. Eine App kann noch so mächtig sein – wenn sie zu kompliziert ist, werden die Mitarbeiter draußen weiterhin Fotos per WhatsApp schicken.
- Tipp: Bevorzuge Lösungen, die intuitiv sind und keine tagelangen Schulungen erfordern. Die Bedienung muss auch mit kalten Fingern oder Handschuhen auf dem Smartphone funktionieren.
2. Fokus vs. All-in-One
Analysiere deinen größten Schmerzpunkt. Geht es dir primär darum, rechtssicher zu beweisen, dass die Arbeit erledigt wurde? Oder brauchst du komplexe Bauzeitenpläne und BIM-Modelle?
- Spezialisten (wie MemoMeister) sind oft schneller und einfacher in der Handhabung für die reine Dokumentation.
- Generalisten (wie Capmo oder PlanRadar) lohnen sich, wenn du tiefgreifendes Baumanagement und Ticketing über verschiedene Gewerke hinweg betreiben musst.
3. Offline-Fähigkeit
Auf vielen Baustellen, besonders im Tiefbau oder in Kellern, ist das Internet schlecht oder nicht vorhanden.
- Check: Prüfe zwingend, ob die App auch offline voll funktionsfähig ist. Können Pläne geöffnet und Fotos gespeichert werden, die sich später automatisch synchronisieren? Wenn die App ohne Netz „einfriert“, ist sie für den Praxiseinsatz ungeeignet.
4. Integration und Schnittstellen
Keine Software sollte eine Insel sein. Überlege, wie die Daten weiterverarbeitet werden.
- Check: Lassen sich Berichte einfach als PDF exportieren und per E-Mail versenden? Gibt es Schnittstellen (APIs) zu deiner Handwerkersoftware oder zu Microsoft Teams? Eine gute Doku-App sollte sich nahtlos in deine bestehende Büro-IT einfügen.
5. Teste mit der Basis
Verlasse dich nicht auf die Hochglanz-Präsentationen der Vertriebler. Starte eine Pilotphase (Proof of Concept) mit zwei oder drei Vorarbeitern oder Monteuren. Ihr Feedback ist der wertvollste Indikator für den späteren Erfolg. Wenn die Kollegen sagen: „Das spart mir abends Zeit“, hast du die richtige Wahl getroffen.