Im Jahr 2026 wird deutlich, wie essentiell transparente Berechtigungsstrukturen für Organisationen sind und dies nicht nur aus Sicherheitsgründen, sondern auch für Compliance, Effizienz und interne Zusammenarbeit.
1. Genehmigungsworkflows als Standard
Immer mehr Unternehmen strukturieren ihre Berechtigungen nach klar definierten Rollen und Prozessen. Ein wesentlicher Bestandteil dieser Entwicklung sind automatisierte Freigabeprozesse, über die sich Zugriffsanfragen über Genehmigungsworkflow steuern lassen. Solche Workflows sorgen dafür, dass Zugriffsrechte nicht zufällig entstehen, sondern nachvollziehbar beantragt, geprüft und dokumentiert werden.
Dabei geht es längst nicht mehr nur um IT-Sicherheit. Auch organisatorische Stabilität, Revisionssicherheit und interne Transparenz profitieren davon, dass jede Zugriffsvergabe einen strukturierten Prozess durchläuft. Durch verbindliche Regeln – wer beantragen darf, wer freigibt, wer protokolliert – entstehen bereinigte, klar nachvollziehbare Berechtigungslandschaften, die Risiken minimieren und gleichzeitig den Verwaltungsaufwand reduzieren.
2. Risiken reduzieren – warum unkontrollierte Zugriffe ein strukturelles Problem darstellen
Zu den häufigsten Schwachstellen in Unternehmenssystemen gehören unkontrollierte oder historisch gewachsene Berechtigungen. Mitarbeitende wechseln die Teams, Projekte enden und die Verantwortlichkeiten verändern sich – doch häufig bleiben Zugriffe bestehen, die längst nicht mehr gebraucht werden. Im Jahr 2026 werden solche „verwaisten Rechte“ zu den bedeutendsten Risikofaktoren zählen, da sie die Angriffsfläche für potenzielle Cyberangriffe vergrößern, ungewollte Einblicke in sensible Daten ermöglichen und gleichzeitig zentrale Compliance-Anforderungen gefährden können.
Zudem besteht die Möglichkeit, dass die Wahrscheinlichkeit interner Prozessfehler ansteigt, da die Berechtigungen nicht mehr den tatsächlichen Zuständigkeiten entsprechen. Dies kann wiederum Fehlentscheidungen oder unklare Verantwortlichkeiten begünstigen. In vielen Unternehmen ist der Aufwand, der für das manuelle Nachhalten solcher Rechte entsteht, hoch. Automatisierte Workflows und regelmäßige Rechte-Überprüfungen (Rezertifizierungen) bieten in diesem Zusammenhang eine strukturierte Lösung, da sie aufzeigen, welche Zugriffe existieren, wer sie besitzt und ob sie weiterhin gerechtfertigt sind. Dadurch lassen sich potenzielle Sicherheitslücken schließen, bevor sie zu tatsächlichen Problemen werden.
3. Prozessklarheit schaffen – wie transparente Workflows interne Zusammenarbeit verbessern
Das Berechtigungsmanagement stellt nicht nur ein IT-Thema dar, sondern ist auch organisatorischer Natur. Die Effizienz interner Prozesse ist dabei abhängig von der Klarheit der Unternehmensregeln bezüglich des Zugriffsantrags und der -freischaltung. Transparente Workflows unterstützen Unternehmen dabei, Zuständigkeiten eindeutig festzulegen und Entscheidungswege nachvollziehbar zu gestalten. Darüber hinaus erleichtern sie Teamwechsel, Onboarding-Prozesse und Projektzuweisungen, da klar ersichtlich ist, wie und durch wen Zugriffe vergeben werden.
Der Vorteil solcher strukturierter Abläufe ist, dass typische Fehler reduziert werden und Dokumentations- sowie Prüfpflichten zuverlässig erfüllt werden können. Gerade für große Organisationen oder Teams, die an verschiedenen Orten arbeiten, ist diese Struktur sehr wichtig. Ist das Personal darüber informiert, wie es die benötigten Zugriffe erhält, an wen es sich wenden kann und welche Schritte es dabei zu unternehmen hat, so sinkt die Zahl der Rückfragen, Verzögerungen und unklarer Verantwortlichkeiten deutlich.
Wie stark klare Rollenverteilung und strukturierte Prozesse die Zusammenarbeit beeinflussen, lässt sich auch anhand der Erkenntnisse zu Führen und Managen im digitalen Wandel nachvollziehen, die zeigen, dass Transparenz und definierte Abläufe zentrale Faktoren für funktionierende Teams in digitalen Arbeitsumgebungen sind. Workflow-gesteuerte Zugriffsprozesse sind damit nicht nur ein Mittel zur Risikominimierung, sondern auch ein Baustein effizienter Zusammenarbeit.
4. Compliance und Governance – Berechtigungen werden zum Revisionsinstrument
Unabhängig davon, ob es sich um die Datenschutz-Grundverordnung, branchenspezifische Auflagen oder interne Governance-Regeln handelt: Das Zugriffsmanagement hat sich inzwischen zu einem integralen Bestandteil der Compliance-Landschaft entwickelt. Für Unternehmen ist es unerlässlich, einen Nachweis darüber zu erbringen, wer zu welchem Zeitpunkt auf welche Daten zugegriffen hat und aus welchem Grund. Ein strukturiertes Berechtigungsmodell erleichtert dies erheblich.
Im Rahmen der Automatisierung von Prozessen erfolgt eine lückenlose Dokumentation aller Schritte im Zusammenhang mit der Zugriffsvergabe. Dies gewährleistet, dass auch nach Jahren noch eindeutig nachvollzogen werden kann, wer einen Zugriff beantragt hat, wer die Freigabe erteilt hat, wie lange die Berechtigung gültig war und zu welchem Zeitpunkt sie wieder entzogen wurde. Diese Transparenz schafft eine verlässliche Grundlage für Audits, interne Kontrollen und revisionssichere Nachweise. Diese Transparenz bietet Unternehmen nicht nur einen Schutz im Falle externer Prüfungen, sondern auch intern – etwa bei Verantwortungswechseln, Audits oder Qualitätskontrollen.